In deze verklaring wordt de verwerking van de persoonsgegevens toegelicht. De verwerking ervan gebeurt door: Archer Consulting BV (hierna ‘Webassur’) met ondernemingsnummer BE0786.223.206 en maatschappelijke zetel te Dok-Noord 7C/405, 9000 Gent.
Bij Webassur hechten we veel belang aan jouw privacy en willen we aan de hand van deze verklaring op een transparante manier toelichten hoe we jouw persoonsgegevens verwerken, welke cookies we gebruiken en wat jouw rechten zijn. Indien er na het doornemen van onderstaande tekst nog vragen zijn, dan mag je ons gerust contacteren voor meer informatie.
Artikel 1 – Contactgegevens Webassur
Webassur is bereikbaar via volgende kanalen:
- Telefonisch via +32 456 15 44 87
- Per e-mail via info@webassur.be
- Brief via post naar onze maatschappelijke zetel te Dok-Noord 7C/405, 9000 Gent
Artikel 2 – Algemeen
- Webassur treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Voor de verwerking van deze persoonsgegevens werd een verklaring afgelegd bij de Gegevensbeschermingautoriteit.
- Webassur stelt zich in regel met de “Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, zoals gewijzigd door de Wet van 11 december 1998 alsook de anti-spambepalingen uit Boek XII van het Wetboek Economisch Recht omtrent het “recht van de elektronische economie”.
- Webassur leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na.
Artikel 3 – Persoonsgegevens en doeleinden van de verwerking
We definiëren verschillende persoonsgegevens die u met ons meedeelt. Hieronder proberen we een overzicht te geven van de informatie.
Alvorens iemand klant is bij Webassur kan het zijn dat we bepaalde informatie nodig hebben om ervoor te zorgen dat we jullie vanaf de start zo goed en efficiënt mogelijk kunnen begeleiden. Dit kan telefonisch, per e-mail, Facebook, Instagram gebeuren waarbij we vragen naar jouw voornaam, naam, e-mail en telefoonnummer zullen vragen. Echter, zien we dat we voornamelijk aanvragen binnenkrijgen via het intake- of offerteformulier waarbij we je naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres opvragen. Deze gegevens worden bewaard in ons klantenbeheersysteem binnen Microsoft 365 met daarbij horende tools die ze ons ter beschikking stellen. Een bedrijf als Microsoft heeft uiteraard ook de nodige inspanningen geleverd om de GDPR om te zetten.
In een volgende fase hopen we natuurlijk dat we tot een mooie samenwerking kunnen komen en we je tot klant kunnen verwelkomen. Hierbij hebben we volgende gegevens nodig om tot een vlotte samenwerking te komen:
3.1 Voor- en achternaam
We vinden een persoonlijke aanpak belangrijk. Een volledige naam mag hierbij uiteraard niet ontbreken. Zo kunnen we altijd de juiste persoon contacteren.
3.2 Geboortedatum<
In het kader van onze aanpak proberen we klanten ook op een creatieve manier tijdens hun verjaardag in de bloemetjes te zetten en een leuke attentie te versturen. Om dit op het juiste manier te doen hebben we uiteraard een geboortedatum nodig.
3.3 Telefoonnummer
Onze medewerkers staan altijd paraat om klanten te helpen bij het verder uitbouwen van jouw digitale aanwezigheid. Daarnaast sturen we altijd een bericht voorafgaand de ingeplande meetings om er zeker van te zijn dat je aanwezig kunt zijn tijdens de meeting. Want zeg nu zelf, we vergeten allemaal wel eens een meeting die een tijdje geleden is ingepland. Ten slotte proberen we er een goede gewoonte van te maken om onze klanten ten gepaste tijde op te bellen om te zien hoe het loopt met de website en of we jouw verder kunnen helpen. Opnieuw om ervoor te zorgen dat onze persoonlijke aanpak waar we zo hard in geloven loont in een super-ervaring van jullie kant!
3.4 E-mailadres
Aangezien we volledig digitaal werken, is het e-mailadres van groot belang. Hierbij proberen we alle formele communicatie mee te geven gaande van een samenvatting van de voorgaande meeting tot het versturen van de eindfactuur. Ten slotte gebruiken we dit e-mail adres ook voor het versturen van nieuwsbrieven met de laatste nieuwtjes in de digitale wereld en hoe wij deze eventueel kunnen aanbieden aan jou. Uiteraard vragen we voor het uitsturen van nieuwsbrieven jullie uitdrukkelijke goedkeuring en proberen we enkel nuttige informatie te sturen ten gepaste tijde. Want niemand houdt van spam toch? Blijkt dat het toch niets voor jou is, dan kan je eenvoudig uitschrijven via de link onderaan iedere nieuwsbrief.
3.5 Rekeningnummer
We hadden het hierboven al even vermeld: de factuur. Aan de hand van de factuuromschrijving alsook het rekeningnummer kan onze bank alle openstaande facturen nagaan en kunnen wij betalingsherinneringen vermijden. Indien we toch een fout zouden gemaakt hebben met de factuur dan gebruiken we dit rekeningnummer enkel voor creditnota’s.
3.6 Adresgegevens van je onderneming
Nog aanvullend aan de factuur hebben we de adresgegevens nodig van jullie onderneming. Dit hebben we nodig om ervoor te zorgen dat deze factuur wettelijk in orde is. Ten slotte is het ook mogelijk dat we “old school” het adres gebruiken om een kleine attentie te versturen naar jou!
3.7 IP-adres
IP-adres gebruiken we om ervoor te zorgen dat niet de verkeerde mensen op onze website komen. Onze firewall houdt deze tegen en gaat dus na of jouw IP-adres niet op de zwarte lijst staat. Dit doen we zowel voor onze website als voor onze chatbot.
3.8 Cookies
Ten slotte verzamelen we ook nog gegevens via cookies om de algemene ervaring voor jullie te verbeteren en ook de nodige analyses intern te kunnen uitvoeren om te zien wat er goed loopt en hoe we toch nog stappen kunnen zetten om jullie beter te servicen (zie verder).
3.9 Gegevens sollicitatie
Ook wanneer men solliciteert bij Webassur vragen we extra gegevens die nodig hebben (zoals een CV) om de juiste job te kunnen linken aan de juiste persoon.
Artikel 4 – Jouw rechten
Eerst en vooral willen we meegeven dat Webassur gegevens nooit langer bewaart dan nodig is waarvoor we deze opvragen (namelijk het zo goed mogelijk servicen van jullie!). Daarnaast hebben we een minimum aan gegevens nodig om onze contractuele verplichtingen te kunnen voldoen en geven we nooit jouw gegevens door aan derden (tenzij er een procedure wordt opgestart in het kader van wetgeving). Verder kan je ons altijd eenvoudig contacteren voor meer informatie over deze gegevens op info@webassur.be of om mee te geven dat we jouw gegevens niet langer moeten bewaren. Daarnaast heb je volgens de huidige wetgeving de volgende rechten:
4.1 Recht van toegang en inzage:
Je kan ons op ieder moment gratis inzage krijgen van jouw persoonsgegevens en het gebruik dat wij ervan maken.
4.2 Recht van aanpassing of rectificatie en verwijdering of beperking:
Je ben je altijd vrij om gegevens al dan niet mee te delen aan Webassur. Daarnaast kan het ook zijn dat bepaalde gegevens gewijzigd of verkeerd zijn (zoals jouw adres ed) en kan je ons meegeven om dit aan te passen. Daarnaast heb je altijd het recht om bepaalde gegevens te verwijderen.
Ten slotte kan je ons altijd meedelen om de verwerking van gegevens zoveel mogelijk te beperken. Je kan ons bijvoorbeeld meegeven dat we jouw gegevens niet mogen gebruiken voor direct marketing.
4.3 Recht van bezwaar
Indien er ernstige of legitieme redenen zijn dan beschik je altijd over het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
4.4 Recht van vrije gegevensoverdracht
Daarnaast heb je altijd het recht om alle persoonsgegevens die wij verwerken, te verkrijgen in een overzichtelijk, leesbare vorm te krijgen en/of om deze over te dragen aan andere verantwoordelijken.
Een mailtje naar info@webassur.be volstaat om gebruik te maken van deze rechten. Na een kleine identificatiecontrole brengen we binnen de 30 dagen alles administratief in orde.
Artikel 5 – Cookies
Ten slotte is het voor ons van belang om ook transparant te zijn in de cookies die we gebruiken bij Webassur. We geven je dus graag extra inzicht op basis van onderstaande toelichting:
5.1 Betekenis cookies
Een “cookie” treedt in werking wanneer je onze website bezoekt. Het is een klein tekstbestand die door onze server van wordt uitgezonden en deze op jouw computer opslaat.
5.2 Doel cookies
Eerst en vooral is gebruiken we cookies om jouw voorkeuren te onderscheiden van dat van andere gebruikers op onze website. Hiermee zorgen we voor een betere website-ervaring voor de gebruiker van onze website en kunnen wij onze site verder optimaliseren waar mogelijk.
Heb je toch liever niet dat cookies gebruikt worden? Dan kan je deze altijd zelf uitschakelen en verwijderen. Ook zijn we verplicht om jouw toestemming te vragen en te krijgen voor het gebruik en/of het opslaan van cookies en gelijkaardige technologieën.
5.3 Type cookies
Bij Webassur gebruiken we heel wat verschillende cookies. Hierbij maken we een onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Het belangrijkste hierbij is dat functionele cookies enkel bewaard worden tot na de sessie.
Bij Webassur werken we met Google Analytics. Dit is een dienst die wordt aangeboden door google waarbij de cookie al jouw informatie beveiligt en overbrengt naar de server van Google in de Verenigde Staten. Aangezien Google deel uitmaakt van het EU-U.S. Privacy Shield Framework, respecteert het tevens ook jouw privacy en worden deze gegevens volledig anoniem gebruikt.
De volgende cookies zijn geïmplementeerd op onze websites:
| Id | Omschrijving (orgineel, Engels) | Duurtijd |
|---|---|---|
| cookieyes-consent | CookieYes sets this cookie to remember users' consent preferences so that their preferences are respected on their subsequent visits to this site. It does not collect or store any personal information of the site visitors. | 1 jaar |
| _pk_id.103138.71da | Matamo set this cookie to store a unique user ID. | 1 jaar 27 dagen |
| _pk_ses.103138.71da | This cookie is used to store a unique session ID for gathering information on how the users use the website. | 30 minuten |
| _gid | Installed by Google Analytics, _gid cookie stores information on how visitors use a website, while also creating an analytics report of the website's performance. Some of the data that are collected include the number of visitors, their source, and the pages they visit anonymously. | 1 dag |
| _gat_gtag_UA_252708234_1 | Set by Google to distinguish users. | 1 minuut |
| _ga_9L9BHW16GZ | This cookie is installed by Google Analytics. | 2 jaren |
| _ga | The _ga cookie, installed by Google Analytics, calculates visitor, session and campaign data and also keeps track of site usage for the site's analytics report. The cookie stores information anonymously and assigns a randomly generated number to recognize unique visitors. | 2 jaren |
Heb je toch nog verdere vragen in verband met het gebruik van cookies, neem dan gerust contact op via info@webassur.be
Artikel 6 – Veiligheid en vertrouwelijkheid
6.1 Veiligheidsmaatregelen
Als digitale pioniers dragen we veiligheid uiteraard heel hoog in het vaandel. Wij bij Webassur hebben hiervoor de nodige maatregelen uitgewerkt om jouw persoonsgegevens te beschermen waarbij we deze aangepast hebben op zowel technisch als organisatorisch vlak.
6.2 Aansprakelijkheid
Indien er zich direct of directe schade voordoet uit een verkeerd of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens, dan kan Webassur in geen geval aansprakelijk worden geacht.
6.3 Verantwoordelijkheid klant
Iedere klant ontvangt onder meer een login met toegangscode die in geen geval met derden mogen gedeeld worden. Het is vanzelfsprekend dat de klant hierbij de eindverantwoordelijke is voor het gebruik en de vertrouwelijkheid ervan.
7. Opmerkingen?
Zoals je hierboven hopelijk kunt uit afleiden, doen we ons uiterste best om ervoor te zorgen dat we in lijn zijn met de wetgeving enerzijds en anderzijds jouw privacy beschermen. We doen ons best om deze in lijn te houden met de laatste regelgevingen. De laatste versie van dit privacy statement dateert van 28/12/2022.
Indien je alsnog niet akkoord gaat met de manier hoe we jouw gegevens verzamelen en verwerken, gelieve dan eerst een mailtje te sturen naar info@webassur.be om samen tot een oplossing te komen. Heb je toch nood aan extra informatie van een officiële instantie? Dan kan je altijd de Belgische Privacycommissie contacteren: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.